Hướng dẫn chi tiết cách khai báo các danh mục cơ bản trên phần mềm quản lý bán hàng BHS ERP/CRM: kho/chi nhánh, tài khoản tiền, sản phẩm, bảng giá, lô hàng, đối tác và nhân viên. Đây là bước nền tảng bắt buộc trước khi bắt đầu giao dịch.
1. Thứ tự khai báo danh mục — Đừng làm sai bước
Trên BHS, có 7 danh mục cơ bản cần khai báo. Thứ tự thực hiện rất quan trọng vì các danh mục có quan hệ phụ thuộc lẫn nhau:
| Thứ tự | Danh mục | Lý do làm trước |
|---|---|---|
| 1 | Kho / Chi nhánh | Mọi bản ghi khác đều có thể gắn với kho |
| 2 | Tài khoản tiền | Cần khi thực hiện thu/chi |
| 3 | Sản phẩm | Là cơ sở của mọi giao dịch bán/mua |
| 4 | Bảng giá | Gắn giá bán/giá mua cho sản phẩm |
| 5 | Lô hàng | Nếu cần theo dõi hạn sử dụng |
| 6 | Đối tác (KH + NCC) | Có thể gắn kho mặc định |
| 7 | Nhân viên | Liên kết với tài khoản user nếu cần |
2. Khai báo Kho / Chi nhánh
Đường dẫn: Menu → Danh mục → Kho
2.1. Khái niệm
Kho (hay Chi nhánh) là đơn vị quản lý vật lý — một điểm bán, kho lưu trữ hoặc chi nhánh công ty. Mọi giao dịch (đơn bán, đơn mua, chứng từ kho, phân quyền) đều gắn với 1 kho cụ thể.
2.2. Các trường thông tin
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Mã kho | ✓ | Duy nhất toàn hệ thống (VD: KHO1, HN01) |
| Tên kho | ✓ | Tên đầy đủ (VD: “Kho Hà Nội”) |
| Địa điểm | Địa chỉ vật lý | |
| SĐT | Hiển thị trên hóa đơn in | |
| Câu chào | Câu cảm ơn in trên hóa đơn POS | |
| Người phụ trách | Tên trưởng kho | |
| Kích hoạt | ✓ | Bỏ tick để ngưng sử dụng |
2.3. Các bước thêm kho mới
- Mở trang: Menu → Danh mục → Kho.
- Nhấn nút “+ Thêm kho”.
- Nhập thông tin: Mã kho (VD
HN01), Tên kho (VDChi nhánh Hà Nội), Địa điểm, SĐT, Người phụ trách, tick Kích hoạt. - Nhấn “Lưu”.
2.4. Sửa và xóa kho
Sửa: Click nút 🖊 ở cột cuối → chỉnh các trường → Lưu.
Xóa: ⚠️ Chỉ xóa được khi không còn bản ghi nào tham chiếu tới kho. Các bản ghi có thể chặn xóa: đơn bán, đơn mua, chứng từ kho, đối tác, nhân viên, user thuộc kho.
💡 Mẹo: Nếu không muốn xóa triệt để mà chỉ ngưng dùng, hãy bỏ tick “Kích hoạt”. Kho sẽ biến mất khỏi dropdown chọn nhưng dữ liệu lịch sử vẫn còn nguyên.
3. Khai báo Tài khoản tiền
Đường dẫn: Menu → Danh mục → Tài khoản tiền
3.1. Khái niệm
Tài khoản tiền là “túi tiền” — nơi nhận/chi tiền. Gồm 2 loại:
| Loại | Giải thích |
|---|---|
| Tiền mặt | Két quỹ tại cửa hàng/kho |
| Tài khoản ngân hàng | Tài khoản NH của công ty |
Mọi phiếu thu/chi đều phải chọn 1 tài khoản tiền làm đích nhận/xuất.
3.2. Các bước thêm tài khoản tiền
- Menu → Danh mục → Tài khoản tiền.
- Nhấn “+ Thêm tài khoản”.
- Điền: Mã (VD
TM01,VCB01), Tên (VD “Tiền mặt HN”, “VCB – 123456”), Loại (Tiền mặt/TK NH), Đơn vị tiền tệ (mặc định VND). Nếu là TK NH: nhập Tên ngân hàng và Số TK. Tick Cho phép âm nếu có thể xuống dưới 0 (VD: thấu chi NH). - Lưu.
3.3. Tài khoản tiền dùng ở đâu?
- Phiếu thu: chọn tài khoản tiền để nhận tiền vào.
- Phiếu chi: chọn tài khoản tiền để xuất tiền ra.
- Chuyển tiền nội bộ: chuyển từ tài khoản A sang tài khoản B.
- Giao dịch ngân hàng: gắn với tài khoản NH để đối soát sao kê.
4. Khai báo Sản phẩm
Đường dẫn: Menu → Danh mục → Sản phẩm
4.1. Khái niệm
Sản phẩm là mặt hàng có quản lý tồn kho. Mỗi sản phẩm có: mã duy nhất, đơn vị tính, thuế VAT, quản lý lô (bật nếu có hạn sử dụng), ảnh, tồn kho tính theo chứng từ nhập/xuất.
4.2. Các trường thông tin
| Trường | Bắt buộc | Ghi chú |
|---|---|---|
| Mã | ✓ | Duy nhất trong hệ thống |
| Tên | ✓ | |
| Nhóm | Phân loại sản phẩm | |
| Thương hiệu | ||
| Quy cách | Đóng gói (VD: chai 330ml) |
|
| ĐVT | Cái, Hộp, Kg, L… | |
| VAT (%) | Mặc định 0 | |
| Giá vốn | Dùng tính lãi gộp | |
| Quản lý lô | Bật nếu theo dõi HSD | |
| Ảnh | Upload từ máy tính | |
| Kích hoạt | ✓ | Bỏ tick để ngưng sử dụng |
4.3. Các bước thêm sản phẩm
- Menu → Danh mục → Sản phẩm → “+ Thêm sản phẩm”. Dialog mở với 2 tab: Thông tin chung và Bảng giá.
- Tab “Thông tin chung”: Nhập Mã và Tên, chọn Nhóm (gõ mới hoặc chọn), nhập Thương hiệu, chọn ĐVT, nhập VAT %, Giá vốn, tick Quản lý lô nếu cần, upload Ảnh, tick Kích hoạt.
- Tab “Bảng giá” (tùy chọn): Nhập giá bán ngay tại đây để hiển thị trên POS, khỏi phải vào màn hình Bảng giá riêng.
- Nhấn Lưu.
4.4. Lưu ý về upload ảnh sản phẩm
- Định dạng hỗ trợ: JPG, PNG, WebP.
- Kích thước tối đa: 5 MB.
- Khi xóa sản phẩm hoặc upload ảnh mới, ảnh cũ sẽ bị xóa khỏi hệ thống.
4.5. Sửa và xóa sản phẩm
Sửa: Nhấn 🖊 → chỉnh → Lưu.
Xóa: ⚠️ Bị chặn khi có: dòng đơn bán/mua, dòng hóa đơn, dòng chứng từ kho, bảng giá hoặc lô hàng tham chiếu.
💡 Mẹo: Không nên xóa sản phẩm đã có giao dịch. Tốt hơn là bỏ tick “Kích hoạt” — giữ được lịch sử và dễ kích hoạt lại khi cần.
5. Khai báo Bảng giá
Đường dẫn: Menu → Danh mục → Bảng giá
5.1. Khái niệm
Bảng giá gán giá mua/giá bán cho từng sản phẩm, có hiệu lực theo khoảng thời gian. Có thể có nhiều giá cho 1 sản phẩm với thời hạn khác nhau.
| Loại giá | Dùng khi |
|---|---|
| Giá bán | Hiển thị trên POS, đơn bán, hóa đơn bán |
| Giá mua | Giá mặc định khi nhập đơn mua |
5.2. Các bước cập nhật giá bán mới
- Mở Menu → Danh mục → Bảng giá → Nhấn “+ Thêm”.
- Chọn sản phẩm (autocomplete — gõ mã/tên), Loại: Bán, nhập Đơn giá mới.
- Hiệu lực từ ngày: đặt ngày áp dụng (VD: đầu tháng sau). Đến ngày: để trống (hoặc đặt nếu giá khuyến mãi có hạn).
- Lưu.
5.3. Giá cũ vẫn được giữ lại
Giá cũ không bị xóa — hệ thống tự chọn giá có hiệu lực ở ngày giao dịch. Điều này phục vụ audit lịch sử giá và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo.
6. Khai báo Lô hàng (nếu cần)
Đường dẫn: Menu → Danh mục → Lô hàng
6.1. Khi nào cần khai báo lô hàng?
Chỉ cần với sản phẩm đã tick “Quản lý lô”. Thường áp dụng cho:
- Thực phẩm/đồ uống (hạn sử dụng)
- Mỹ phẩm (batch date)
- Dược phẩm (lô sản xuất)
6.2. Các bước thêm lô
- Mở Danh mục → Lô hàng → nhấn “+ Thêm lô”.
- Điền: Chọn Sản phẩm, Số lô (duy nhất theo sản phẩm), Ngày sản xuất (NSX), Hạn sử dụng (HSD), Ghi chú.
- Lưu.
Khi nhập/xuất sản phẩm có quản lý lô, chứng từ kho sẽ có thêm cột Lô hàng để chọn lô phù hợp, giúp truy vết tồn kho theo lô.
7. Khai báo Đối tác (Khách hàng / Nhà cung cấp)
Đường dẫn: Menu → Danh mục → Đối tác
7.1. Khái niệm
Đối tác là pháp nhân có giao dịch với công ty. Có 3 loại:
| Loại | Giải thích |
|---|---|
| Khách hàng | Bên mua — sinh doanh thu |
| Nhà cung cấp | Bên bán — sinh chi phí |
| Cả hai | Vừa mua vừa bán |
7.2. Các trường thông tin
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Mã | ✓ | Duy nhất (VD: KH001) |
| Tên | ✓ | Tên đầy đủ |
| Nhóm | Phân loại (VIP, Sỉ, Lẻ…) | |
| Loại | ✓ | KH/NCC/Cả hai |
| Địa chỉ | ||
| SĐT | Dùng tìm nhanh trong POS | |
| Mã số thuế | In trên hóa đơn VAT | |
| Hạn mức nợ | Số tiền tối đa được nợ | |
| Số ngày nợ | Hạn thanh toán | |
| Kho/Chi nhánh | Kho mặc định của đối tác | |
| Kích hoạt | ✓ | Bỏ tick để ngưng giao dịch |
7.3. Các bước thêm đối tác
- Menu → Danh mục → Đối tác.
- Lọc loại (tùy chọn) bằng dropdown “Chọn loại”.
- Nhấn “+ Thêm đối tác”.
- Nhập thông tin: Chọn Loại trước (KH/NCC/Cả hai), nhập Mã, Tên, SĐT, Địa chỉ, MST, chọn Nhóm, nhập Hạn mức nợ và Số ngày nợ, chọn Kho/Chi nhánh, tick Kích hoạt.
- Lưu.
7.4. Mẹo quản lý đối tác hiệu quả
- Đặt mã có quy ước: Khách hàng dùng prefix
KH(KH001, KH002), nhà cung cấp dùngNCC. - Cập nhật SĐT chính xác — đây là trường được dùng tìm nhanh trong POS.
- Đặt hạn mức nợ và số ngày nợ hợp lý để kiểm soát rủi ro công nợ.
- Ngưng dùng thay vì xóa: bỏ tick Kích hoạt để giữ lịch sử giao dịch.
8. Khai báo Nhân viên
Đường dẫn: Menu → Danh mục → Nhân viên
8.1. Khái niệm và mục đích
Nhân viên là bản ghi danh mục nội bộ — phục vụ: phân quyền (gắn user đăng nhập với nhân viên), tính hoa hồng và làm báo cáo bán hàng, truy xuất lịch sử ai tạo đơn nào (audit).
8.2. Các trường thông tin
| Trường | Bắt buộc | Ghi chú |
|---|---|---|
| Mã NV | ✓ | VD: NV001 |
| Họ tên | ✓ | |
| Phòng ban | VD: Kinh doanh, Kho | |
| Chức vụ | VD: Nhân viên, Trưởng nhóm | |
| User Id | Liên kết với tài khoản đăng nhập | |
| Kho/Cửa hàng | Kho mặc định nơi nhân viên làm việc | |
| Kích hoạt | ✓ | Bỏ tick để ngưng dùng |
8.3. Các bước thêm nhân viên
- Menu → Danh mục → Nhân viên → “+ Thêm nhân viên”.
- Điền mã, họ tên, phòng ban, chức vụ.
- Kho: chọn kho nhân viên làm việc. Có option “– Tất cả kho –“ dành cho người làm đa kho (VD: quản lý vùng).
- User Id: chỉ chọn nếu nhân viên có tài khoản đăng nhập.
- Lưu.
8.4. Quy trình liên kết user với nhân viên
- Admin tạo User (trang Quản trị → Người dùng).
- Admin (hoặc HR) tạo Nhân viên → field User Id chọn user vừa tạo.
- Khi nhân viên đăng nhập, mọi giao dịch họ tạo tự gắn với bản ghi nhân viên này.
9. Kiểm tra lại sau khi khai báo xong
- ✅ Tất cả kho đều có mã, tên rõ ràng và đã tick Kích hoạt.
- ✅ Có ít nhất 1 tài khoản tiền mặt và 1 tài khoản ngân hàng (nếu cần).
- ✅ Các sản phẩm chính đã được khai báo cùng ĐVT, VAT, giá bán.
- ✅ Đối tác chính (khách hàng VIP, NCC chính) đã được tạo cùng hạn mức nợ.
- ✅ Nhân viên đã được liên kết với tài khoản user tương ứng.
Kết luận
Hoàn tất khai báo 7 danh mục cơ bản là bước nền tảng để bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng BHS ERP/CRM. Việc tuân thủ đúng thứ tự khai báo (Kho → Tài khoản tiền → Sản phẩm → Bảng giá → Lô hàng → Đối tác → Nhân viên) giúp tránh các xung đột dữ liệu và đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru.
Ở bài tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng POS Bán lẻ — chức năng quan trọng nhất giúp bạn bán hàng tại quầy một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Xem các bài khác trong loạt:
- Bài 1: Giới thiệu hệ thống và đăng nhập
- Bài 2 (đang xem): Khai báo danh mục cơ bản
- Bài 3: POS Bán lẻ
- Bài 4: Quản lý đơn mua, đơn bán và hóa đơn
- Bài 5: Quản lý kho — chứng từ, kiểm kê, nhập đầu kỳ
- Bài 6: Thu chi và công nợ
- Bài 7: Báo cáo, Import Excel và Quản trị hệ thống
- Bài 8: Xử lý sự cố và FAQ