Hướng dẫn chi tiết sử dụng tính năng POS Bán lẻ trên phần mềm quản lý bán hàng BHS ERP/CRM. Từ luồng bán chuẩn 7 bước, lưu đơn nháp, in biên lai đến xử lý các lỗi thường gặp. Hướng dẫn dành cho thu ngân và chủ cửa hàng.
1. POS Bán lẻ là gì? Khi nào nên dùng?
POS Bán lẻ (Point of Sale) là tính năng dành cho giao dịch bán trực tiếp tại quầy với khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc quẹt thẻ. Đây là chức năng được sử dụng nhiều nhất hằng ngày trong các cửa hàng bán lẻ, tạp hóa, quán cafe, nhà hàng.
Đường dẫn: Menu → POS Bán lẻ (biểu tượng 🛒)
1.1. Sự khác biệt giữa POS Bán lẻ và Đơn bán thông thường
| Tiêu chí | POS | Đơn bán (SO) |
|---|---|---|
| Khách trả tiền ngay | ✅ | ❌ (có thể nợ) |
| Quy trình | 1 bước | Nhiều bước: đặt → xác nhận → HĐ → thu |
| Giao hàng sau | ❌ | ✅ |
| Số đơn | POS-xxxx |
SO-xxxx |
2. Giao diện màn hình POS
Màn hình POS chia thành 2 vùng chính: cột trái hiển thị danh sách sản phẩm dạng card (ảnh, tên, giá), cột phải là giỏ hàng với thông tin kho/khách/tài khoản nhận tiền, tổng tiền, nút thanh toán.
3. Luồng bán hàng chuẩn 7 bước
3.1. Bước 1 — Mở POS
Vào Menu → POS Bán lẻ. Hệ thống tự động chọn sẵn:
- Kho xuất: kho đầu tiên user có quyền.
- Tài khoản nhận tiền: tài khoản tiền đầu tiên.
- Khách hàng: “Khách lẻ” (để trống).
3.2. Bước 2 — Đổi kho xuất (tùy chọn)
Dùng dropdown “Kho xuất” nếu muốn bán ở kho khác. Khi đổi kho, danh sách khách hàng sẽ được lọc lại theo kho đó.
3.3. Bước 3 — Chọn khách hàng
- Khách lẻ (không cần chọn): bỏ trống ô khách hàng.
- Khách có hồ sơ: gõ trong autocomplete “Khách hàng” — tìm theo mã/tên/SĐT/MST.
- Khách mới: nhấn nút ➕ (hình người có dấu cộng) → dialog “Thêm nhanh khách hàng” → điền Tên, SĐT → Lưu.
3.4. Bước 4 — Chọn sản phẩm
- Cuộn tìm hoặc gõ vào ô tìm kiếm trên đầu.
- Nhấn 1 lần vào card sản phẩm → thêm vào giỏ với số lượng 1.
- Nhấn lặp lại → tăng số lượng.
3.5. Bước 5 — Điều chỉnh giỏ hàng
Trong panel phải, bạn có thể: ➖ giảm số lượng, ➕ tăng số lượng, ✕ xóa sản phẩm khỏi giỏ, Giảm giá nhập số tiền giảm trực tiếp.
3.6. Bước 6 — Thanh toán
- Nhấn nút “💰 Thanh toán”.
- Dialog chọn hình thức thanh toán: Tiền mặt, Chuyển khoản, Quẹt thẻ, Ví điện tử.
- Xác nhận.
Khi nhấn xác nhận, hệ thống tự động thực hiện hàng loạt thao tác:
- Tạo đơn bán có mã
POS-yyyymmddHHMMSS - Tạo hóa đơn bán
HDB-... - Tạo chứng từ xuất kho gắn với hóa đơn
- Tạo phiếu thu nhận tiền và phân bổ đủ vào hóa đơn
- Đánh dấu công nợ = Đã thanh toán
- Mở cửa sổ in biên lai
3.7. Bước 7 — In hoặc lưu biên lai
Cửa sổ in hiện biên lai dạng K80 (giấy nhiệt 58mm). Nhấn Print để in trên máy POS hoặc Save as PDF để lưu file.
4. Lưu đơn nháp khi khách chưa sẵn sàng trả
Trường hợp khách hàng cần xem giá trước, hoặc đang đi tiếp các sản phẩm khác:
- Thêm sản phẩm vào giỏ như bình thường.
- Nhấn nút “Lưu nháp”.
- Đơn được lưu với trạng thái “Nháp” — chưa tạo hóa đơn/phiếu thu.
- Giỏ hàng trống, tiếp tục bán đơn khác.
4.1. Mở lại đơn nháp đã lưu
- Nút “Đơn nháp” có badge hiển thị số lượng nháp đang chờ.
- Nhấn vào → dialog danh sách 20 đơn nháp gần nhất.
- Chọn đơn → load vào giỏ.
- Điều chỉnh nếu cần → nhấn Thanh toán hoặc Lưu nháp lại.
5. Mẹo bán hàng nhanh trên POS
- Sử dụng máy quét mã vạch: kết nối qua cổng USB, mã sản phẩm tự động thêm vào giỏ khi quét.
- Tạo nhóm sản phẩm hợp lý: các nhóm “Nước uống”, “Bánh kẹo”, “Thực phẩm” giúp tìm sản phẩm nhanh hơn.
- Khai báo trước khách VIP: để áp dụng giảm giá tự động, chỉ cần chọn khách là hệ thống tính đúng giá.
- Dùng phím Tab để chuyển giữa các ô nhập, không cần dùng chuột.
- Đặt template biên lai theo kho nếu có nhiều chi nhánh.
6. Xử lý các lỗi thường gặp khi dùng POS
| Thông báo lỗi | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không thấy kho nào | User chưa được gán kho | Liên hệ admin phân quyền kho |
| Không có tài khoản tiền | Chưa tạo TK tiền | Khai báo trong Danh mục → Tài khoản tiền |
| Không có sản phẩm hiển thị | Chưa tạo SP hoặc bị vô hiệu | Vào Danh mục → Sản phẩm tick “Kích hoạt” |
| Không chọn được khách hàng | Khách chưa có trong kho hiện tại | Tạo bằng nút ➕ cạnh ô khách hàng |
| In biên lai không ra | Trình duyệt chặn popup | Cho phép popup cho website |
| “Đã có số phiếu thu…” | Xung đột mã (rất hiếm) | Thử lại lần nữa |
7. Xử lý hoàn trả hàng (return)
Hệ thống hiện chưa có quy trình “Return” tự động. Trường hợp khách hàng đổi trả hàng, làm thủ công như sau:
- Mở lại hóa đơn đó trong Hóa đơn bán.
- Xóa hóa đơn → hệ thống tự động cascade xóa chứng từ + công nợ + trả tồn kho.
- Xóa phiếu thu liên quan (tương ứng với số tiền hoàn lại cho khách).
⚠️ Cảnh báo: Thao tác xóa không thể hoàn tác. Hãy kiểm tra kỹ trước khi thực hiện.
8. Quyền hạn cần có để sử dụng POS
- Vào POS cần quyền:
Sales.Orders.Create. - Phiếu thu sinh tự động dùng quyền sẵn có — không cần khai báo riêng.
Nếu menu POS Bán lẻ không hiển thị trong giao diện, hãy liên hệ quản trị viên để cấp quyền tương ứng.
9. Tóm tắt luồng nghiệp vụ POS
Khách đến quầy
│
▼
[1] Mở POS
[2] Chọn kho xuất (auto-select)
[3] (Tùy chọn) Chọn/thêm khách hàng
[4] Click sản phẩm → thêm vào giỏ
[5] Điều chỉnh SL / Giảm giá
[6] Nhấn "Thanh toán"
[7] Chọn hình thức: TM/CK/Thẻ/Ví
│
▼
[8] Hệ thống tự sinh:
- Đơn bán (Hoàn tất)
- Hóa đơn
- Chứng từ xuất kho
- Công nợ (Đã thanh toán)
- Phiếu thu + phân bổ
│
▼
[9] In biên lai → Hoàn tất10. Tương tác của POS với các module khác
- Tồn kho: Giảm ngay khi hóa đơn được lưu (chứng từ xuất kho ở trạng thái “Đã hạch toán”).
- Doanh thu: Hiển thị ngay trên Dashboard và Báo cáo.
- Công nợ: Bằng 0 do đã thu đủ tại quầy.
Kết luận
POS Bán lẻ là tính năng cốt lõi giúp cửa hàng vận hành nhanh và chính xác. Sau khi nắm vững luồng 7 bước cơ bản, bạn có thể thao tác bán hàng chỉ trong 10-20 giây mỗi giao dịch. Đặc biệt, việc hệ thống tự động sinh hàng loạt chứng từ (hóa đơn, công nợ, phiếu thu, xuất kho) giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót so với ghi chép thủ công.
Bài tiếp theo sẽ hướng dẫn quản lý đơn mua, đơn bán và hóa đơn — dành cho các tình huống bán sỉ, bán công nợ và mua hàng từ nhà cung cấp.
Xem các bài khác trong loạt:
- Bài 1: Giới thiệu hệ thống và đăng nhập
- Bài 2: Khai báo danh mục cơ bản
- Bài 3 (đang xem): POS Bán lẻ
- Bài 4: Quản lý đơn mua, đơn bán và hóa đơn
- Bài 5: Quản lý kho — chứng từ, kiểm kê, nhập đầu kỳ
- Bài 6: Thu chi và công nợ
- Bài 7: Báo cáo, Import Excel và Quản trị hệ thống
- Bài 8: Xử lý sự cố và FAQ