Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng BHS — Bài 4: Đơn mua, đơn bán và hóa đơn

Hướng dẫn chi tiết cách quản lý đơn mua (PO), đơn bán (SO), hóa đơn mua và hóa đơn bán trên phần mềm BHS ERP/CRM. Bao gồm luồng nghiệp vụ đầy đủ từ đặt hàng → giao hàng → lập hóa đơn → thu tiền, dành cho mô hình bán sỉ và bán công nợ.

1. Tổng quan về Đơn hàng và Hóa đơn

Hệ thống BHS quản lý 4 loại chứng từ chính trong module bán hàng và mua hàng:

Chứng từ	Mục đích	Mã đầu
Đơn mua (PO)	Đặt hàng từ nhà cung cấp	`PO-xxx`
Đơn bán (SO)	Khách đặt hàng (chưa giao)	`SO-xxx`
Hóa đơn mua	Ghi nhận chi phí mua hàng	`HDM-xxx`
Hóa đơn bán	Ghi nhận doanh thu	`HDB-xxx`

2. Đơn mua (PO) — Đặt hàng từ nhà cung cấp

Đường dẫn: Menu → Đơn hàng → Đơn mua (PO)

2.1. Khi nào dùng đơn mua?

Khi cần đặt hàng từ nhà cung cấp, muốn ghi nhận cam kết mua trước khi nhận hàng thực tế. Đơn mua giúp bạn theo dõi tiến độ giao hàng, so sánh giá đã thương lượng với hóa đơn thực tế và kiểm soát tồn kho tương lai.

2.2. Các trường thông tin

Trường	Bắt buộc	Ghi chú
Số đơn	✓	Tự sinh hoặc nhập tay
Nhà cung cấp	✓	Chọn từ danh mục Đối tác
Kho nhận	✓	Kho sẽ nhập hàng
Ngày đặt	✓	Mặc định hôm nay
Hạn giao		Ngày mong nhận hàng
Trạng thái		Nháp → Đã xác nhận → Hoàn tất
Dòng chi tiết	✓	Sản phẩm + số lượng + đơn giá

2.3. Các bước tạo đơn mua

Menu → Đơn hàng → Đơn mua (PO).
Nhấn “+ Tạo đơn”.
Chọn nhà cung cấp (autocomplete) và kho nhận.
Thêm dòng: chọn sản phẩm → số lượng → đơn giá (lấy từ bảng giá mua gần nhất).
Ghi chú nếu cần.
Lưu dạng Nháp hoặc bấm Xác nhận ngay.

3. Hóa đơn mua — Ghi nhận chi phí mua hàng

Đường dẫn: Menu → Đơn hàng → Hóa đơn mua

3.1. Ý nghĩa

Hóa đơn mua là chứng từ ghi nhận chi phí mua hàng từ nhà cung cấp. Khi lưu HĐ, hệ thống tự động sinh: Chứng từ nhập kho (tăng tồn) và Công nợ phải trả (nợ NCC).

3.2. Các bước tạo hóa đơn mua

Mở menu: Đơn hàng → Hóa đơn mua → “+ Lập HĐ mua”.
Chọn đơn mua gốc (nếu có): Có PO → chọn để copy dòng + lấy giá đã thương lượng. Không có PO → tạo HĐ tự do (hàng về trực tiếp không qua đơn).
Kiểm tra/điều chỉnh dòng: Giá khớp HĐ thực tế, số lượng khớp số thực nhận (có thể lệch với PO), VAT theo HĐ giấy của NCC.
Lưu — hệ thống tự động sinh chứng từ nhập kho “Đã hạch toán”, sinh công nợ phải trả = Tổng HĐ, cập nhật tồn kho ngay.

3.3. Hai cách thanh toán hóa đơn mua

Cách 1 — Lập phiếu chi mới: Menu → Thu/Chi → Phiếu chi → “+ Lập phiếu chi” → Loại: Chi công nợ → chọn NCC → nhập số tiền → Tab “Phân bổ vào HĐ mua” → chọn HĐ + số tiền phân bổ → Lưu.

Cách 2 — Thanh toán nhanh từ trang công nợ: Menu → Công nợ → Phải trả → tìm dòng HĐ → nhấn “Thanh toán” → dialog lập phiếu chi nhanh → Lưu.

4. Đơn bán (SO) — Khi nào dùng?

Đường dẫn: Menu → Đơn hàng → Đơn bán (SO)

Đơn bán dùng cho các tình huống không phù hợp với POS: bán sỉ (giao hàng sau khi đặt), bán công nợ (khách trả tiền sau), đơn hàng cần duyệt giá/chiết khấu, đơn hàng có ký hợp đồng riêng.

4.1. Các bước tạo đơn bán

Menu → Đơn hàng → Đơn bán (SO).
Nhấn “+ Tạo đơn”.
Chọn khách hàng và kho xuất.
Thêm dòng sản phẩm với số lượng và giá bán.
Lưu dạng Nháp hoặc Xác nhận ngay.

5. Hóa đơn bán — Ghi nhận doanh thu

Đường dẫn: Menu → Đơn hàng → Hóa đơn bán

5.1. Ý nghĩa

Hóa đơn bán là chứng từ ghi nhận doanh thu. Khi lưu HĐ, hệ thống tự động sinh: Chứng từ xuất kho (giảm tồn) và Công nợ phải thu (nếu khách chưa trả hết).

Với POS, hóa đơn được sinh tự động ngay khi thanh toán. Với bán công nợ, user lập hóa đơn thủ công.

5.2. Các bước tạo hóa đơn bán (không qua POS)

Menu → Đơn hàng → Hóa đơn bán → “+ Lập HĐ bán”.
Chọn đơn bán gốc (nếu có): Có SO → copy dòng. Không có → tạo HĐ tự do.
Kiểm tra và Lưu: Giá bán theo bảng giá hiện hành, VAT theo từng sản phẩm, kho xuất đủ tồn (hệ thống cảnh báo nếu không đủ).

5.3. Nhận tiền từ khách hàng

Cách 1 — Lập phiếu thu mới: Menu → Thu/Chi → Phiếu thu → “+ Lập phiếu thu” → Loại: Thu công nợ → chọn khách → nhập số tiền nhận → Tab “Phân bổ vào HĐ bán” → chọn HĐ + số tiền → Lưu.

Cách 2 — Từ trang công nợ: Menu → Công nợ → Phải thu → dòng HĐ → Thanh toán.

6. Luồng bán công nợ đầy đủ — 3 giai đoạn

Đây là luồng nghiệp vụ phức tạp nhất, áp dụng cho bán sỉ và bán công nợ:

[Giai đoạn 1] KINH DOANH: Tiếp nhận đơn
      │
      ▼
Tạo Đơn bán (SO)
  - Khách hàng, kho xuất
  - Dòng SP + số lượng + giá
  - Trạng thái: Nháp → Đã xác nhận
      │
      ▼
[Giai đoạn 2] KHO: Giao hàng
      │
      ▼
Lập Hóa đơn bán
  - Chọn đơn bán gốc → copy dòng
  - Điều chỉnh nếu giao khác SO
  - Lưu
      │
      ▼
Hệ thống tự sinh:
  - Chứng từ xuất kho
  - Công nợ phải thu
      │
      ▼
[Giai đoạn 3] KẾ TOÁN: Nhận tiền (có thể nhiều đợt)
      │
      ▼
Đợt 1: Khách trả 50% → Lập phiếu thu (Thu công nợ)
  → Tab "Phân bổ" → chọn HĐ + 50%
  → Lưu → Công nợ giảm 50%
  → HĐ: Đã TT một phần
      │
      ▼
Đợt 2: Khách trả nốt 50%
  → Phiếu thu tương tự
  → Công nợ = 0
  → HĐ: Đã TT đủ → Hoàn tất

6.1. Các trạng thái thanh toán của hóa đơn

Trạng thái	Số tiền còn lại
Chưa TT	= Số tiền gốc
Đã TT một phần	< Số tiền gốc và > 0
Đã TT đủ	= 0

7. Luồng mua hàng đầy đủ

[1] MUA HÀNG: Đặt hàng NCC
      │
      ▼
Tạo Đơn mua (PO) - NCC, kho nhận, dòng SP + SL + giá
      │
      ▼
[2] KHO: Nhận hàng từ NCC
      │
      ▼
Lập Hóa đơn mua - Chọn PO gốc → copy dòng
  Điều chỉnh số lượng thực nhận → Lưu
      │
      ▼
Hệ thống tự sinh: Chứng từ nhập kho (tăng tồn) + Công nợ phải trả
      │
      ▼
[3] KẾ TOÁN: Trả tiền NCC
Lập phiếu chi (Chi công nợ) → Phân bổ vào HĐ mua → Lưu
      │
      ▼
Công nợ phải trả giảm → Trả đủ → Công nợ = 0

7.1. Xử lý khi giao hàng không đúng đơn

Giao thiếu: Số lượng trong HĐ = số thực nhận (< PO). Phần chưa giao giữ ở PO.
Giao thừa: Tạo HĐ với số thực nhận (> PO), ghi chú lý do.
Giao sai hàng: Tạo HĐ trả hàng (điều chỉnh ngược) hoặc xóa HĐ → thương lượng nhà cung cấp.

7.2. Trường hợp mua trả ngay (không nợ)

Có thể bỏ qua tạo PO và HĐ riêng biệt. Làm trực tiếp:

Lập hóa đơn mua.
Lập phiếu chi ngay — phân bổ đủ số tiền.
Công nợ = 0 ngay lập tức.

8. Xóa hóa đơn, đơn hàng — Quy tắc cascade

Hệ thống không cho xóa bản ghi đang bị tham chiếu. Muốn xóa thành công → xóa từ lá lên gốc.

8.1. Quy tắc cascade khi xóa

Xóa cái này	Tự cascade	Phải xóa tay trước
Đơn bán (SO)	Dòng SO	HĐ bán phát sinh
Hóa đơn bán	Chứng từ xuất, Công nợ, Dòng HĐ	Phân bổ phiếu thu
Đơn mua (PO)	Dòng PO	HĐ mua phát sinh
Hóa đơn mua	Chứng từ nhập, Công nợ, Dòng HĐ	Phân bổ phiếu chi

8.2. Kịch bản: Xóa 1 đơn bán POS đã thanh toán

Vào Hóa đơn bán → tìm HDB-xxx tương ứng → 🗑 xóa. Nếu chặn bởi phân bổ phiếu thu → dialog liệt kê PT-001, PT-002…
Vào Phiếu thu → tìm PT-001 → 🖊 Sửa → Tab “Phân bổ” → 🗑 gỡ dòng → Lưu.
Lặp cho các phiếu thu khác nếu cần.
Quay lại Hóa đơn bán → xóa HDB-xxx thành công.
Hệ thống cascade xóa chứng từ xuất kho và công nợ.
Vào Đơn bán → xóa POS-xxx.

Tóm tắt: Phiếu thu (hoặc gỡ phân bổ) → HĐ → Đơn.

9. Quyền hạn cần có

Quyền	Cho phép
`PurchaseOrders.View/Create/Edit/Delete/Export`	Quản lý đơn mua
`Orders.View/Create/Edit/Delete/Export`	Quản lý đơn bán
`Purchasing.Invoices.View/Create/Edit/Delete/Export`	Quản lý hóa đơn mua
`Sales.Invoices.View/Create/Edit/Delete/Export`	Quản lý hóa đơn bán

Kết luận

Quản lý đơn hàng và hóa đơn là nghiệp vụ trọng tâm của bất kỳ hệ thống ERP nào. Trên BHS, luồng nghiệp vụ được thiết kế chặt chẽ với cơ chế tự động sinh chứng từ liên đới (chứng từ kho, công nợ) giúp giảm thiểu sai sót thủ công. Quan trọng nhất là phải tuân thủ thứ tự xóa cascade để tránh chặn bởi các tham chiếu dữ liệu.

Bài tiếp theo sẽ hướng dẫn quản lý kho — chứng từ kho, kiểm kê và nhập đầu kỳ.

Xem các bài khác trong loạt:

Bài 1: Giới thiệu hệ thống và đăng nhập
Bài 2: Khai báo danh mục cơ bản
Bài 3: POS Bán lẻ
Bài 4 (đang xem): Quản lý đơn mua, đơn bán và hóa đơn
Bài 5: Quản lý kho — chứng từ, kiểm kê, nhập đầu kỳ
Bài 6: Thu chi và công nợ
Bài 7: Báo cáo, Import Excel và Quản trị hệ thống
Bài 8: Xử lý sự cố và FAQ