Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng — Bài 5: Quản lý kho, kiểm kê và nhập đầu kỳ

Trong Bài 4, chúng ta đã thấy hóa đơn mua/bán tự sinh chứng từ nhập kho và xuất kho. Bài 5 trong loạt hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng BHS sẽ đi sâu vào module quản lý kho — bao gồm các loại chứng từ kho, quy trình kiểm kê tồn kho, điều chuyển giữa các kho, và đặc biệt là quy trình nhập tồn đầu kỳ khi triển khai phần mềm lần đầu.

1. Tổng quan: Chứng từ kho trong BHS

Mọi biến động tồn kho trong phần mềm BHS đều được ghi nhận qua chứng từ kho. Truy cập: Kho → Chứng từ kho hoặc URL /kho/chung-tu. Có 5 loại chứng từ:

Loại	Mô tả	Hướng tồn
Nhập kho	Mua hàng, nhập đầu kỳ, nhập trả lại	↑ tăng tồn
Xuất kho	Bán hàng, xuất sử dụng nội bộ	↓ giảm tồn
Điều chuyển	Chuyển hàng từ kho A sang kho B	↓ kho xuất, ↑ kho nhập
Kiểm kê	Điều chỉnh theo kết quả đếm thực tế	± tùy chênh lệch
Điều chỉnh	Sửa tồn thủ công (hao hụt, hư hỏng)	± tùy lý do

1.1. Nguồn chứng từ

Nguồn	Giải thích
Bán hàng	Tự sinh từ hóa đơn bán (POS hoặc HĐ thủ công)
Mua hàng	Tự sinh từ hóa đơn mua
Khác	User tự tạo (điều chuyển, kiểm kê, điều chỉnh)

1.2. Ba trạng thái của chứng từ kho

Trạng thái	Ảnh hưởng tồn kho	Có sửa được?
Nháp	Không	✅ Sửa toàn bộ
Đã hạch toán	Có — tính vào tồn	❌ Chỉ đổi trạng thái
Hủy	Không	❌ Chỉ xem

💡 Mẹo: Luôn tạo dạng Nháp trước, kiểm tra lại, sau đó mới Hạch toán. Sau khi hạch toán, tồn kho biến động ngay lập tức và bạn không sửa được số liệu nữa.

2. Điều chuyển kho — Chuyển hàng giữa các kho

Khi cần chuyển hàng từ kho này sang kho khác (ví dụ kho tổng → cửa hàng chi nhánh), dùng chứng từ Điều chuyển. Các bước:

Menu → Kho → Chứng từ kho.
Nhấn + Tạo chứng từ.
Chọn loại: Điều chuyển.
Chọn Kho xuất (nơi đi) và Kho nhập (nơi đến).
Thêm dòng: sản phẩm + số lượng.
Lưu → trạng thái Nháp.
Mở lại → nhấn Hạch toán → chứng từ chuyển sang Đã hạch toán, tồn kho hai bên cập nhật đồng thời.

⚠️ Lưu ý: Hệ thống sẽ cảnh báo nếu kho xuất không đủ tồn. Đảm bảo nhập đúng số lượng để không phát sinh tồn âm.

3. Kiểm kê kho — Đối chiếu sổ sách với thực tế

Truy cập: Kho → Kiểm kê hoặc URL /kho/kiem-ke. Mục đích: đối chiếu tồn sổ sách với tồn thực tế đếm được, sau đó hệ thống sinh chứng từ điều chỉnh để đồng bộ.

3.1. Quy trình 5 bước

Bước 1 — Tạo phiếu kiểm kê:

Menu → Kho → Kiểm kê.
Nhấn + Tạo phiếu kiểm kê.
Chọn kho cần kiểm kê.
Chọn ngày kiểm kê.

Bước 2 — Tải danh sách sản phẩm hiện có: Hệ thống tự động load tất cả sản phẩm kích hoạt cùng tồn sổ sách của kho được chọn.

Bước 3 — Nhập tồn thực tế: Tại cột Thực tế, nhập số đếm được tại kho. Hệ thống tự tính cột Chênh lệch = thực tế − sổ sách.

Bước 4 — Lưu và hạch toán:

Lưu dạng Nháp → kiểm tra lại, chưa ảnh hưởng tồn.
Nhấn Hạch toán → hệ thống tự sinh chứng từ điều chỉnh:
- Thừa (thực > sổ) → chứng từ nhập “Kiểm kê thừa”.
- Thiếu (thực < sổ) → chứng từ xuất “Kiểm kê thiếu”.
Tồn kho cập nhật = tồn thực tế.

Bước 5 — In phiếu kiểm kê: Xuất ra Excel hoặc PDF để lưu ký, đối chiếu khi cần.

💡 Mẹo: Nên kiểm kê định kỳ (cuối tháng, cuối quý) và đột xuất khi phát hiện nghi ngờ. Kiểm kê thường xuyên giúp phát hiện sớm hao hụt, thất thoát hoặc sai sót nhập liệu.

4. Nhập tồn đầu kỳ — Setup ban đầu

Khi mới bắt đầu sử dụng phần mềm BHS, bạn cần nạp vào hệ thống ba loại dữ liệu khởi điểm:

Danh mục cơ sở (kho, tài khoản tiền, sản phẩm, đối tác…).
Tồn kho đầu kỳ — số lượng hàng đang có tại mỗi kho ở thời điểm bắt đầu.
Công nợ đầu kỳ — số khách nợ mình + số mình nợ NCC ở thời điểm bắt đầu.

4.1. Thứ tự thực hiện chính xác

Phải làm theo đúng thứ tự để không bị thiếu phụ thuộc:

#	Hạng mục	Lý do phải làm trước
1	Kho	Mọi bản ghi khác đều có thể gắn kho
2	Tài khoản tiền	Cần khi nhập thu/chi đầu kỳ
3	Đơn vị tính	Gắn với sản phẩm
4	Nhóm sản phẩm	Phân loại sản phẩm
5	Sản phẩm + tồn đầu kỳ	Sản phẩm có thể nhập kèm tồn đầu
6	Đối tác (KH + NCC)	Cần trước khi nhập công nợ
7	Nhân viên	Liên kết user nếu cần

4.2. Sơ đồ luồng nhập đầu kỳ

[1] Tạo Kho → [2] Tài khoản tiền → [3] ĐVT
        │
        ▼
[4] Nhóm SP → [5] Sản phẩm + Tồn đầu (Import Excel)
        │
        ▼ Hệ thống tự sinh:
        ▼ - Bản ghi SP
        ▼ - Bảng giá
        ▼ - Chứng từ nhập kho "DK..." cho mỗi kho
        │
        ▼
[6] Đối tác (KH + NCC) — Import Excel
        │
        ▼
[7a] Công nợ phải thu đầu kỳ → Hệ thống tạo HĐ ảo HDDKB-xxx
[7b] Công nợ phải trả đầu kỳ → Hệ thống tạo HĐ ảo HDDKM-xxx
        │
        ▼
[8] Kiểm tra:
   - Kho → Tồn kho
   - Công nợ → Phải thu / Phải trả
   - Dashboard tổng quan

4.3. Import tồn đầu kỳ bằng Excel

Cách nhanh và an toàn nhất là dùng tính năng Nhập dữ liệu thay vì tạo tay từng dòng:

Menu → Nhập dữ liệu.
Loại: Sản phẩm / hàng hóa.
Tải file mẫu Excel → điền vào:
- Thông tin sản phẩm cơ bản (mã, tên, ĐVT, nhóm).
- Giá bán, giá mua.
- Cột Tồn đầu: {Mã kho} — mỗi kho một cột.
Upload → màn hình Preview hiển thị → kiểm tra.
Lưu.

Hệ thống sẽ tự sinh:

Bản ghi sản phẩm.
Bảng giá (nếu có).
Chứng từ nhập kho có mã bắt đầu bằng DK cho từng kho có tồn.

4.4. Import công nợ đầu kỳ phải thu

Menu → Nhập dữ liệu.
Loại: Công nợ phải thu đầu kỳ.
Chọn Kho/Chi nhánh (nếu áp dụng phân quyền kho).
Tải mẫu Excel → điền:
- Mã đối tác (phải đã có trong hệ thống).
- Ngày phát sinh (ví dụ 31/12/2025 nếu bắt đầu dùng từ 2026).
- Hạn thanh toán.
- Số tiền còn nợ.
- Ghi chú (ví dụ: “Công nợ từ sổ cũ”).
Upload → Preview → Lưu.

Hệ thống tạo hóa đơn ảo mã HDDKB-xxxx cho mỗi dòng kèm công nợ phải thu tương ứng.

4.5. Import công nợ đầu kỳ phải trả

Tương tự bước 4.4 nhưng chọn loại Công nợ phải trả đầu kỳ. Hệ thống tạo hóa đơn ảo mã HDDKM-xxxx.

4.6. Kiểm tra sau khi nhập đầu kỳ

Sau khi nhập xong, đối chiếu các báo cáo:

Menu Kho → Tồn kho → xác minh tồn từng sản phẩm, từng kho.
Menu Công nợ → Phải thu → xác minh danh sách khách đang nợ.
Menu Công nợ → Phải trả → xác minh danh sách nợ NCC.
Dashboard → xem tổng quan các con số phải khớp với sổ sách cũ.

5. Tips quan trọng khi nhập đầu kỳ

⚠️ Cảnh báo: Nhập đầu kỳ là bước cực kỳ nhạy cảm. Sai số liệu ở đây sẽ kéo theo sai toàn bộ báo cáo về sau. Tuân thủ các nguyên tắc dưới đây để giảm rủi ro.

Backup database trước khi import lớn — để rollback được khi có sai sót.
Test trên môi trường dev/staging trước khi nhập production.
Giữ nguyên mã đối tác và mã sản phẩm từ hệ thống cũ → dễ đối chiếu lịch sử.
Tách theo kho — mỗi kho làm một lần import riêng, tránh nhầm dòng.
Chạy báo cáo tổng hợp trước/sau khi import → so sánh tổng giá trị tồn, tổng công nợ phải khớp với sổ cũ.
Xác định rõ ngày bắt đầu sử dụng phần mềm. Mọi giao dịch phát sinh từ ngày này trở đi mới nhập, còn trước đó chốt vào số dư đầu kỳ.

6. Quy tắc xóa chứng từ kho

Nguồn chứng từ	Chặn xóa khi
Bán hàng / Mua hàng	Hóa đơn gốc còn tồn tại → phải xóa HĐ trước
Khác (user tự tạo)	Trạng thái “Đã hạch toán” → phải Hủy trước

Chứng từ tự sinh từ hóa đơn không xóa độc lập được — chúng sẽ cascade xóa khi bạn xóa hóa đơn gốc.

7. Quyền hạn cần có

Quyền	Tác dụng
Inventory.Stock.View	Xem menu kho và danh sách chứng từ
Inventory.Stock.Adjust	Thêm/sửa/hạch toán/hủy chứng từ user tự tạo, kiểm kê, điều chuyển

Lưu ý: chứng từ kho tự sinh từ HĐ bán/mua không yêu cầu quyền riêng — chúng dùng chung quyền với hóa đơn gốc.

8. Kết luận

Module quản lý kho là một trong những phần phức tạp nhất của hệ thống ERP. Trong BHS, bạn cần nắm:

Năm loại chứng từ kho và ba trạng thái Nháp/Đã hạch toán/Hủy.
Quy trình điều chuyển hàng giữa các kho.
Quy trình kiểm kê 5 bước để đối chiếu tồn thực tế.
Đặc biệt: quy trình nhập đầu kỳ chuẩn khi mới triển khai phần mềm.

Trong Bài 6, chúng ta sẽ chuyển sang module tài chính — phiếu thu, phiếu chi, đối chiếu ngân hàng và quản lý công nợ chi tiết.

Xem các bài khác trong loạt:

Bài 1: Giới thiệu, đăng nhập và giao diện tổng quan
Bài 2: Khai báo danh mục cơ bản
Bài 3: POS bán lẻ
Bài 4: Đơn mua, đơn bán và hóa đơn
Bài 5: Quản lý kho — chứng từ, kiểm kê, nhập đầu kỳ (bạn đang đọc)
Bài 6: Thu chi và công nợ
Bài 7: Báo cáo, Import Excel, Quản trị hệ thống
Bài 8: Xử lý sự cố và FAQ