Sau khi nắm vững quy trình bán hàng và quản lý kho ở Bài 5, bài 6 trong loạt hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng BHS sẽ đề cập module tài chính — phiếu thu, phiếu chi, chuyển tiền nội bộ, giao dịch ngân hàng, đối chiếu sao kê và quản lý công nợ chi tiết. Đây là phần quan trọng nhất đối với kế toán và chủ doanh nghiệp.
1. Tổng quan module tài chính
Module tài chính trong BHS bao gồm 5 nhóm chức năng chính:
| Nhóm | Mã chứng từ | Mục đích |
|---|---|---|
| Phiếu thu | PT-xxx |
Ghi nhận nhận tiền vào |
| Phiếu chi | PC-xxx |
Ghi nhận chi tiền ra |
| Chuyển tiền nội bộ | CT-xxx |
Dịch tiền giữa các tài khoản của mình |
| Giao dịch ngân hàng | — | Theo dõi dỲng tiền TK ngân hàng |
| Đối chiếu ngân hàng | — | Khớp sao kê NH với phiếu thu/chi |
2. Phiếu thu — Ghi nhận tiền vào
Truy cập: Thu/Chi → Phiếu thu hoặc URL /tai-chinh/thu. Mã tự sinh PT-xxx.
2.1. Ba loại phiếu thu
| Loại | Dùng khi |
|---|---|
| Thu bán hàng | Bán lẻ thu ngay (POS tự sinh) |
| Thu công nợ | Khách trả tiền cho HĐ bán đã phát sinh |
| Thu khác | Hoàn thuế, nhận tạm ứng, thu nhập khác |
2.2. Các bước lập phiếu thu công nợ
Bước 1: Menu → Thu/Chi → Phiếu thu → + Lập phiếu thu.
Bước 2 — Tab Thông tin chung:
- Số phiếu: auto, có thể sửa.
- Loại: Thu công nợ.
- Tài khoản nhận: chọn TK tiền mặt hoặc TK ngân hàng.
- Khách hàng: chọn.
- Ngày thu.
- Số tiền nhận.
- Diễn giải: ví dụ “Thu công nợ tháng 5”.
Bước 3 — Tab Phân bổ vào HĐ bán: (chỉ bật sau khi đã lưu lần đầu hoặc đang Edit)
- Nhấn + Thêm → thêm dòng phân bổ.
- Chọn Hóa đơn bán → số tiền phân bổ cho HĐ đó.
- Lặp lại cho HĐ khác nếu cần.
- Theo dõi ô Còn lại — phải = 0 khi hết tiền.
Bước 4 — Lưu: Hệ thống tự động cập nhật công nợ HĐ tương ứng (giảm số còn nợ), ghi lịch sử thu/chi công nợ, cập nhật trạng thái thanh toán của HĐ.
3. Phiếu chi — Ghi nhận tiền ra
Truy cập: Thu/Chi → Phiếu chi hoặc URL /tai-chinh/chi. Mã tự sinh PC-xxx.
3.1. Ba loại phiếu chi
| Loại | Dùng khi |
|---|---|
| Chi mua hàng | Trả ngay khi mua hàng (không qua HĐ mua) |
| Chi công nợ | Trả tiền cho HĐ mua đã phát sinh |
| Chi phí khác | Lương, điện, nước, thuê mặt bằng… |
3.2. Quy trình lập phiếu chi công nợ
- Menu → Thu/Chi → Phiếu chi → + Lập phiếu chi.
- Tab Thông tin chung:
- Loại: Chi công nợ.
- Tài khoản xuất: TK tiền mặt hoặc TK ngân hàng.
- Nhà cung cấp.
- Số tiền.
- Diễn giải.
- Tab Phân bổ vào HĐ mua: thêm dòng → chọn HĐ mua → số tiền phân bổ.
- Lưu.
Hệ thống: giảm công nợ phải trả, ghi lịch sử, cập nhật trạng thái HĐ mua.
4. Chuyển tiền nội bộ
Dùng khi chuyển tiền giữa các tài khoản của doanh nghiệp (ví dụ rút tiền NH về quỹ mặt, hoặc chuyển giữa hai TK ngân hàng). Mã tự sinh CT-xxx.
- Menu → Thu/Chi → Chuyển tiền nội bộ.
- + Lập phiếu chuyển.
- Chọn TK xuất và TK nhận.
- Số tiền.
- Ngày, diễn giải.
- Lưu.
Kết quả: tiền một bên giảm, bên kia tăng — tổng tiền của doanh nghiệp không đổi.
5. Giao dịch ngân hàng
Trang /tai-chinh/giao-dich-nh liệt kê mọi giao dịch trong TK ngân hàng — tổng hợp tự động từ phiếu thu/chi/chuyển tiền dùng TK ngân hàng đó. Cột “Đã đối chiếu” cho biết giao dịch nào đã khớp sao kê NH.
6. Đối chiếu ngân hàng
Truy cập: Thu/Chi → Đối chiếu NH hoặc URL /tai-chinh/doi-chieu-nh. Mục đích: khớp sao kê ngân hàng với phiếu thu/chi trong hệ thống để phát hiện sai sót.
6.1. Quy trình đối chiếu
- Tải file sao kê từ ngân hàng (Excel hoặc CSV).
- Menu → Đối chiếu NH → + Tạo phiên đối chiếu.
- Chọn TK ngân hàng và khoảng thời gian.
- Upload file sao kê.
- Hệ thống tự đối khớp sao kê với giao dịch nội bộ dựa trên: ngày, số tiền, nội dung.
- Xem kết quả:
- Đã khớp: tự động đánh dấu.
- Sao kê chưa có phiếu: hệ thống chưa ghi nhận → phải lập PT/PC bổ sung.
- Phiếu chưa có trong sao kê: có thể tiền chưa về, cần kiểm tra.
- Khớp thủ công những dòng chỉ lệch thông tin phụ.
- Lưu phiên đối chiếu.
💡 Mẹo: Nên đối chiếu ngân hàng hàng tuần hoặc ít nhất là cuối tháng. Đối chiếu thường xuyên giúp phát hiện sớm sai sót, gian lận hoặc phí phát sinh không ngờ.
7. Quản lý công nợ
Module công nợ có 4 trang chính:
| Trang | URL | Mục đích |
|---|---|---|
| Phải thu | /cong-no/phai-thu |
Danh sách HĐ bán chưa trả đủ |
| Phải trả | /cong-no/phai-tra |
Danh sách HĐ mua chưa trả đủ |
| Bù trừ | /cong-no/bu-tru |
Đối tác vừa là KH vừa là NCC |
| Lịch sử | /cong-no/lich-su |
Lịch sử thu/chi công nợ |
7.1. Cơ chế phát sinh công nợ
- Lưu Hóa đơn bán → tự sinh Công nợ phải thu = Tổng HĐ.
- Lưu Hóa đơn mua → tự sinh Công nợ phải trả = Tổng HĐ.
- Khi có phiếu thu/chi có phân bổ → công nợ giảm dần cho đến khi về 0.
7.2. Trang Phải thu
Bảng hiển thị các dòng công nợ với: Số HĐ, Khách hàng, Ngày HĐ, Hạn thanh toán, Số nợ gốc, Đã thu, Còn lại, Trạng thái.
Thao tác:
- Lọc: theo khách hàng, khoảng ngày, trạng thái, hoặc Quá hạn.
- Chi tiết: click dòng → xem lịch sử thu của HĐ.
- Thanh toán: nhấn nút → mở dialog lập phiếu thu nhanh.
7.3. Trang Phải trả
Tương tự Phải thu nhưng cho HĐ mua. Theo dõi số tiền còn nợ NCC và luôn biết khi nào đến hạn thanh toán.
8. Bù trừ công nợ
Dùng khi một đối tác vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp.
💡 Ví dụ: Đối tác A nợ mình 10 triệu (KH), mình nợ A 7 triệu (NCC). Thay vì 2 lần chuyển tiền, bù trừ 7 triệu → A còn nợ mình 3 triệu.
8.1. Các bước bù trừ
- Menu → Công nợ → Bù trừ → + Lập bù trừ.
- Chọn đối tác.
- Hệ thống tự động liệt kê các HĐ phải thu và HĐ phải trả của đối tác.
- Chọn HĐ cần bù trừ.
- Nhập số tiền bù.
- Lưu → công nợ hai phía cùng giảm.
9. Lịch sử thu/chi công nợ
Truy cập: /cong-no/lich-su. Ghi nhật ký toàn bộ sự kiện thanh toán công nợ (mỗi lần phân bổ phiếu thu/chi). Trang này chỉ đọc — dùng để đối chiếu khi kiểm toán.
Lọc: theo loại Thu/Chi, theo ngày, theo kho.
10. Quy tắc xóa phiếu thu/chi
⚠️ Lưu ý: Phần mềm chặn xóa phiếu thu/chi nếu đang gắn với đối chiếu ngân hàng. Phải gỡ đối chiếu trước.
Khi xóa phiếu thu/chi đã có phân bổ, hệ thống cascade xóa: phân bổ vào HĐ + lịch sử công nợ. Công nợ của HĐ liên quan sẽ tăng trở lại.
11. Quyền hạn cần có
| Quyền | Tác dụng |
|---|---|
| Finance.Transactions.View | Xem phiếu thu/chi/chuyển tiền |
| Finance.Transactions.Create | Lập phiếu mới |
| Finance.Transactions.Edit | Sửa phiếu |
| Finance.Transactions.Delete | Xóa phiếu |
| Finance.BankReconciliation | Đối chiếu ngân hàng |
| Finance.Receivables.View | Xem trang Phải thu |
| Finance.Payables.View | Xem trang Phải trả |
12. Kết luận
Module tài chính — thu chi và công nợ — là “dòng máu” của mỗi doanh nghiệp. Trong BHS, việc quản lý:
- Phiếu thu/chi với 3 loại + phân bổ vào hóa đơn cụ thể.
- Chuyển tiền nội bộ giữa các TK của doanh nghiệp.
- Đối chiếu sao kê ngân hàng để phát hiện sai sót.
- Theo dõi công nợ phải thu/phải trả từng HĐ.
- Bù trừ công nợ khi đối tác là cả KH lẫn NCC.
… đều tuân thủ nguyên tắc mỗi con số đều truy ngược được về chứng từ gốc. Đây là điều kiện then chốt để kiểm toán và quyết toán thuận lợi.
Trong Bài 7, chúng ta sẽ tìm hiểu về báo cáo, dashboard, Import Excel và module quản trị hệ thống (người dùng, vai trò, phân quyền).
Xem các bài khác trong loạt:
- Bài 1: Giới thiệu, đăng nhập và giao diện tổng quan
- Bài 2: Khai báo danh mục cơ bản
- Bài 3: POS bán lẻ
- Bài 4: Đơn mua, đơn bán và hóa đơn
- Bài 5: Quản lý kho — chứng từ, kiểm kê, nhập đầu kỳ
- Bài 6: Thu chi và công nợ (bạn đang đọc)
- Bài 7: Báo cáo, Import Excel, Quản trị hệ thống
- Bài 8: Xử lý sự cố và FAQ