Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng — Bài 7: Báo cáo, Import Excel và Quản trị hệ thống

Bài 7 trong loạt hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng BHS tập trung vào ba module then chốt cho cấp quản lý: Báo cáo & Dashboard để ra quyết định, Import dữ liệu từ Excel để tiết kiệm thời gian, và Quản trị hệ thống (người dùng, vai trò, phân quyền) để kiểm soát truy cập.

1. Báo cáo & Dashboard

Truy cập: Dashboard hoặc menu Báo cáo. Quyền cần có: Reports.ViewDashboard.

1.1. Các KPI chính trên Dashboard

Doanh thu ngày / tuần / tháng / quý / năm.
Lợi nhuận gộp = Doanh thu − Giá vốn hàng bán.
Top sản phẩm bán chạy và Top khách hàng.
Công nợ phải thu / phải trả hiện tại.
Tồn kho theo giá trị và theo sản phẩm.
Dòng tiền theo tài khoản.

1.2. Bộ lọc báo cáo

Trong mỗi báo cáo có bộ lọc:

Khoảng thời gian: hôm nay, 7 ngày, 30 ngày, tháng, quý, năm, tự chọn.
Kho/Chi nhánh: lọc theo kho cụ thể (option “Tất cả kho” chỉ hiển khi user có quyền toàn bộ kho).
Nhóm sản phẩm, Nhân viên.

Mọi báo cáo đều có nút Xuất Excel hoặc In.

1.3. Dashboard trang chủ

URL / cung cấp các thẻ KPI tổng quan dạng đơn giản hơn trang Báo cáo. Mỗi thẻ có link đi tới trang chi tiết tương ứng.

2. Import dữ liệu từ Excel

Truy cập: menu Nhập dữ liệu hoặc URL /import. Hệ thống hỗ trợ 4 loại import chính:

Loại	Kết quả sau import
Sản phẩm / hàng hóa	Tạo SP + bảng giá + chứng từ nhập đầu DK
Đối tác (KH/NCC)	Tạo bản ghi đối tác
Công nợ phải thu đầu kỳ	Tạo HĐ ảo HDDKB-xxx + công nợ
Công nợ phải trả đầu kỳ	Tạo HĐ ảo HDDKM-xxx + công nợ

2.1. Quy trình import 7 bước

Menu → Nhập dữ liệu.
Chọn Loại dữ liệu cần nhập từ dropdown.
Chọn Kho mặc định (xuất hiện cho Đối tác và Công nợ).
Nhấn Tải file mẫu → mở bằng Excel, điền dữ liệu theo mẫu.
Nhấn Chọn file Excel → upload file đã điền.
Xem Preview → hệ thống hiển thị dữ liệu sẽ nhập + cảnh báo dòng lỗi.
Nhấn Lưu vào hệ thống.

2.2. Quy tắc định dạng file

Giữ nguyên thứ tự và tên cột theo mẫu (hệ thống tìm theo tên cột).
Không để dòng trống giữa dữ liệu.
Định dạng ngày: dd/mm/yyyy.
Số tiền: không dấu phẩy, chỉ nhập số.
File tối đa 10 MB, định dạng .xlsx (không hỗ trợ .xls cũ).

⚠️ Lưu ý: Không có undo sau khi import. Đã nhập xong không hoàn tác được. Backup DB trước khi nhập lượng lớn.

3. Quản lý người dùng

Truy cập: /admin/users. Chỉ SuperAdmin và Admin có quyền.

3.1. Tạo người dùng mới

Menu → Quản trị → Người dùng → + Thêm người dùng.
Điền thông tin cơ bản: Username, Email, Mật khẩu (≥ 8 ký tự + HOA + thường + số + đặc biệt), Họ tên, Phòng ban, Chức vụ.
Tick IsActive và EmailConfirmed.
Gán Vai trò: chọn 1 hoặc nhiều từ 5 role mặc định.
Gán Kho được truy cập: tick các kho user được phép thao tác.
Thêm Quyền bổ sung ngoài vai trò nếu cần.
Lưu.

3.2. Sửa và vô hiệu hóa

Sửa: nhấn 🖊 ở dòng user → dialog sửa đầy đủ thông tin.
Đổi mật khẩu: nút riêng trong dialog sửa.
Vô hiệu hóa: bỏ tick IsActive → user không đăng nhập được, dữ liệu cũ vẫn giữ.
Xóa: chỉ nên dùng cho user chưa có giao dịch. Khuyến nghị vô hiệu hóa thay vì xóa.

4. Vai trò và ma trận phân quyền

Truy cập: /admin/roles. BHS dùng 2 lớp phân quyền:

Role (Vai trò): gom sẵn 1 bộ quyền. Gán user vào role.
Permission (Quyền): quyền chi tiết từng thao tác (View, Create, Edit, Delete, Export).

User có thể có nhiều role (permissions được UNION) và quyền bổ sung ngoài role.

4.1. 5 vai trò mặc định

Vai trò	Mô tả
SuperAdmin	Toàn quyền, không giới hạn
Admin	Quản trị hệ thống + nghiệp vụ
Manager	Xem + Tạo + Sửa nghiệp vụ; không Delete
Employee	Xem + Tạo cơ bản
Viewer	Chỉ xem

4.2. Ma trận quyền theo module

Module	SuperAdmin	Admin	Manager	Employee	Viewer
Danh mục	Toàn quyền	Toàn quyền	View+Edit	View	View
Bán hàng	Toàn quyền	Toàn quyền	Toàn quyền	Create/Edit	View
Mua hàng	Toàn quyền	Toàn quyền	Toàn quyền	Create	View
Kho	Toàn quyền	Toàn quyền	Toàn quyền	Adjust	View
Tài chính	Toàn quyền	Toàn quyền	Toàn quyền	Create	View
Báo cáo	Toàn quyền	Toàn quyền	Toàn quyền	Giới hạn	View
Quản trị user	✅	✅	❌	❌	❌

4.3. Tạo vai trò tùy chỉnh

Menu → Quản trị → Vai trò → + Tạo vai trò.
Đặt tên (ví dụ “Thủ kho”, “Thu ngân”).
Tích chọn từng quyền cụ thể trong cây permission.
Lưu → gán vai trò cho người dùng.

5. Phân quyền theo kho

Ngoài vai trò (quyền chức năng), BHS còn hỗ trợ phân quyền dữ liệu theo kho — user chỉ thấy và thao tác với dữ liệu thuộc kho được gán.

5.1. Cách hoạt động

Mọi chứng từ (bán hàng, hóa đơn, tồn kho, phiếu thu/chi) đều có trường Kho/Chi nhánh.
User được gán một hoặc nhiều kho → chỉ truy cập dữ liệu thuộc các kho đó.
SuperAdmin và Admin: thấy tất cả kho.
User không gán kho nào: không thấy dữ liệu nghiệp vụ (chỉ vào được danh mục).

5.2. Thiết lập phân quyền kho

Menu → Quản trị → Người dùng → mở user.
Tab Kho được truy cập.
Tích chọn các kho cho phép.
Lưu.

💡 Ví dụ: Chuỗi 3 cửa hàng — mỗi thu ngân gán 1 kho của cửa hàng mình, quản lý từng cửa hàng gán 1 kho, quản lý tổng gán cả 3 kho.

6. Các thiết lập hệ thống khác

Trong menu Quản trị còn có:

Thông tin doanh nghiệp: tên, MST, địa chỉ, logo — hiển thị trên hóa đơn in.
Cấu hình sinh mã: định dạng mã POS-/SO-/HDB-/HDM-/PT-/PC-…
Thiết lập VAT: tỷ lệ mặc định, cách hiển thị.
Mẫu in: tùy chỉnh template in hóa đơn, phiếu thu/chi.
Backup & Restore: sao lưu CSDL theo lịch hoặc thủ công.

7. Quyền hạn cần có

Quyền	Tác dụng
Reports.ViewDashboard	Xem Dashboard và báo cáo
DataImport.Execute	Nhập dữ liệu từ Excel
Admin.Users.View/Create/Edit	Quản lý người dùng
Admin.Roles.View/Edit	Quản lý vai trò và phân quyền
Admin.Settings	Thiết lập hệ thống

8. Kết luận

Báo cáo giúp chủ doanh nghiệp ra quyết định dựa trên số liệu; Import Excel giúp tiết kiệm hàng giờ nhập liệu; Quản trị hệ thống giúp kiểm soát ai được làm gì và ở đâu. Ba module này kết hợp tạo nên nền tảng quản lý hoàn chỉnh cho phần mềm BHS.

Trong Bài 8 (bài cuối), chúng ta sẽ đề cập các lỗi thường gặp, cách xử lý sự cố, và câu hỏi thường gặp (FAQ) khi sử dụng phần mềm.

Xem các bài khác trong loạt:

Bài 1: Giới thiệu, đăng nhập và giao diện tổng quan
Bài 2: Khai báo danh mục cơ bản
Bài 3: POS bán lẻ
Bài 4: Đơn mua, đơn bán và hóa đơn
Bài 5: Quản lý kho
Bài 6: Thu chi và công nợ
Bài 7: Báo cáo, Import Excel, Quản trị hệ thống (bạn đang đọc)
Bài 8: Xử lý sự cố và FAQ