Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng — Bài 8: Xử lý sự cố và FAQ

Bài cuối cùng trong loạt 8 bài hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng BHS sẽ tổng hợp các lỗi thường gặp khi sử dụng hệ thống, hướng dẫn chi tiết quy trình xóa cascade đúng thứ tự, và các mẹo vận hành an toàn. Nếu bạn gặp vấn đề khi dùng phần mềm, hãy xem bài này trước nhất.

1. Lỗi đăng nhập

1.1. “Email hoặc tên đăng nhập không tồn tại”

Gõ sai username hoặc user đã bị xóa. Kiểm tra lại chính tả hoặc liên hệ admin để xác nhận tài khoản còn hoạt động.

1.2. “Mật khẩu không đúng” 5 lần liên

Tài khoản tự khóa 5 phút. Chờ hết thời gian hoặc nhờ admin unlock.

1.3. Trang trắng hoặc 403 sau đăng nhập

Thường do cookie cũ bị lỗi. Mở chế độ ẩn danh (Private/Incognito) hoặc xóa cookie, sau đó đăng nhập lại.

1.4. Bị redirect về Login liên tục

Phiên hết hạn hoặc app server khởi động lại làm mất session. Đăng xuất hoàn toàn, đóng trình duyệt, mở lại và đăng nhập lại.

1.5. “Identity missing in session store”

App server khởi động lại làm mất phiên. Đăng nhập lại là được.

2. Lỗi 403 sau khi đóng/mở trình duyệt

Cookie antiforgery là session cookie, mất khi đóng browser. Giải pháp: đăng xuất rồi đăng nhập lại.

3. Lỗi xóa bản ghi

3.1. “Không thể xóa — còn dữ liệu tham chiếu”

Đây là lỗi phổ biến nhất. Hệ thống sẽ liệt kê cụ thể mã/số của các bản ghi đang chặn. Bạn cần xóa theo thứ tự từ lá lên gốc (xem phần 5).

3.2. “Không thể xóa hóa đơn đã có thanh toán. Hãy hủy phân bổ thu trước”

Cách xử lý:

Vào Phiếu thu → tìm phiếu đã phân bổ vào HĐ này.
🖊 Sửa → Tab “Phân bổ vào HĐ bán” → 🗑 gỡ dòng → Lưu.
Quay lại xóa HĐ.

3.3. “Không thể xóa chứng từ tự động sinh từ hóa đơn”

Không cần xóa chứng từ kho trực tiếp. Xóa hóa đơn gốc và chứng từ tự cascade biến mất.

4. Lỗi POS

4.1. Không có sản phẩm nào hiện

Chưa tạo sản phẩm: vào Danh mục → Sản phẩm tạo trước.
Sản phẩm bị vô hiệu: mở sản phẩm → tick “Kích hoạt”.
Lọc nhóm đang giới hạn: bỏ bộ lọc.

4.2. Không chọn được khách hàng

Chưa có khách trong kho hiện tại. Tạo bằng nút ➕ bên phải ô autocomplete hoặc vào Danh mục → Đối tác.

4.3. Không có tài khoản tiền để nhận

Tạo tại Danh mục → Tài khoản tiền.

4.4. In biên lai không ra

Kiểm tra trình duyệt có chặn pop-up không → cho phép pop-up.
Cài máy in POS làm máy in mặc định.

5. Luồng xóa cascade đúng thứ tự

Hệ thống BHS không cho xóa bản ghi đang bị tham chiếu. Nguyên tắc vàng: xóa từ lá lên gốc.

5.1. Cây phụ thuộc

ĐỐI TÁC
  ├── ĐƠN BÁN (SO) ── HĐ BÁN ── CHỨNG TỪ XUẤT
  │                  │
  │                  └── CÔNG NỢ PHẢI THU
  │                        │
  │                        └── PHIẾU THU ── PHÂN BỔ THU
  │                              │
  │                              └── ĐỐI CHIẾU NH
  │
  ├── ĐƠN MUA (PO) ── HĐ MUA ── CHỨNG TỪ NHẬP
  │                  │
  │                  └── CÔNG NỢ PHẢI TRẢ
  │                        │
  │                        └── PHIẾU CHI ── PHÂN BỔ CHI
  │                              │
  │                              └── ĐỐI CHIẾU NH
  │
  └── CHỨNG TỪ KHO (nguồn khác)

5.2. Bảng quy tắc cascade

Xóa cái này	Tự cascade xóa	Phải xóa tay trước
Đơn bán (SO)	Dòng SO	HĐ bán phát sinh
Hóa đơn bán	Chứng từ xuất, Công nợ, Dòng HĐ	Phân bổ phiếu thu
Phiếu thu	Phân bổ, Lịch sử công nợ	Đối chiếu NH
Đơn mua (PO)	Dòng PO	HĐ mua phát sinh
Hóa đơn mua	Chứng từ nhập, Công nợ, Dòng HĐ	Phân bổ phiếu chi
Phiếu chi	Phân bổ, Lịch sử công nợ	Đối chiếu NH
Đối tác	—	Mọi đơn/HĐ/phiếu/công nợ
Kho	—	Đơn/HĐ/chứng từ/đối tác/NV/user thuộc kho
Sản phẩm	—	Dòng đơn/HĐ/chứng từ, bảng giá, lô hàng

5.3. Kịch bản: Xóa 1 đơn POS đã thanh toán

Vào Hóa đơn bán → tìm HDB-xxx tương ứng → thử xóa.
- Nếu chặn bởi phiếu thu → dialog liệt kê số phiếu (ví dụ PT-001).
Vào Phiếu thu → tìm PT-001 → 🖊 Sửa → Tab “Phân bổ” → 🗑 gỡ dòng HĐ → Lưu.
Quay lại Hóa đơn bán → xóa HDB-xxx thành công.
Hệ thống cascade xóa chứng từ xuất kho + công nợ.
Vào Đơn bán → xóa POS-xxx.

Tóm tắt: Gỡ phân bổ phiếu thu → Xóa HĐ → Xóa Đơn.

6. Lỗi tồn kho

6.1. Tồn âm

Chưa nhập đầu kỳ. Vào Nhập dữ liệu → import tồn đầu (xem Bài 5).
Có HĐ bán trước khi có HĐ mua. Kiểm tra lịch sử chứng từ kho.

6.2. Tồn chênh lệch với thực tế

Chạy Kiểm kê để điều chỉnh (xem quy trình 5 bước trong Bài 5).

7. Lỗi khác

7.1. Ảnh sản phẩm 404

Phân quyền thư mục upload trên server chưa đúng. Liên hệ admin kỹ thuật để cấp quyền Read cho thư mục uploads.

7.2. Xung đột khi 2 user cùng sửa 1 bản ghi

User lưu sau sẽ ghi đè user lưu trước. Khuyến nghị phân công rõ ai phụ trách bản ghi nào.

7.3. Phân quyền không cập nhật

Khi admin đổi role mà user đang online, user phải logout + login lại để claims mới có hiệu lực.

7.4. Menu không hiện chức năng mong muốn

Kiểm tra user có quyền View cho module đó chưa.
Menu “Báo cáo” cần Reports.ViewDashboard.
Menu “Quản trị” chỉ SuperAdmin/Admin.

7.5. Import Excel báo lỗi

Header không khớp: kiểm tra tên cột đúng với mẫu.
Mã trùng: dòng trùng bị skip, hiện cảnh báo.
Mã đối tác/SP không tồn tại: khai báo trước trong Danh mục.
File > 10MB: chia nhỏ.
File .xls cũ: convert sang .xlsx.

8. Lời khuyên vận hành an toàn

💡 Nguyên tắc vàng: Khi nghi ngờ, không xóa — dùng “Hủy / Ngưng kích hoạt” thay vì xóa vĩnh viễn. Xóa vĩnh viễn chỉ dành cho dữ liệu test hoặc nhập sai.

Vô hiệu hóa thay vì xóa: đối tác, sản phẩm, kho đều có trường “Kích hoạt”. Bỏ tick sẽ ẩn khỏi dropdown nhưng giữ dữ liệu lịch sử.
Backup DB trước khi thao tác hàng loạt: import lớn, xóa nhiều bản ghi, đổi cấu trúc danh mục.
Test trên môi trường dev trước khi làm trên production.
Đổi mật khẩu admin ngay sau deploy: không dùng mật khẩu mặc định.
Kiểm kê định kỳ: cuối tháng hoặc cuối quý, và đột xuất khi có nghi ngờ.
Đối chiếu ngân hàng hàng tuần: phát hiện sớm sai sót.
Phân công rõ ràng: ai phụ trách bản ghi nào, tránh ghi đè.

9. FAQ — Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Tôi có thể dùng BHS trên điện thoại không?

Đáp: Có, BHS là ứng dụng web responsive. Mở bất kỳ trình duyệt nào trên điện thoại và truy cập địa chỉ phần mềm.

Hỏi: Phần mềm có miễn phí không?

Đáp: Có, BHS là phần mềm quản lý bán hàng miễn phí. Bạn chỉ cần cài đặt và sử dụng, không mất phí license.

Hỏi: Quên mật khẩu admin thì sao?

Đáp: Liên hệ người có quyền SuperAdmin khác để reset mật khẩu tại Quản trị → Người dùng.

Hỏi: Làm sao biết hóa đơn nào đã thanh toán?

Đáp: Xem cột Trạng thái trên trang Hóa đơn hoặc trang Công nợ → Phải thu/Phải trả. Có 3 trạng thái: Chưa TT, Đã TT một phần, Đã TT đủ.

Hỏi: Có thể rollback giao dịch đã hạch toán không?

Đáp: Không rollback tự động, nhưng bạn có thể tạo chứng từ điều chỉnh ngược (nhập/xuất ngược) hoặc Hủy chứng từ user tự tạo. Với chứng từ tự sinh từ HĐ → xóa HĐ gốc sẽ cascade xóa.

Hỏi: Tôi muốn quản lý nhiều cửa hàng/chi nhánh, có được không?

Đáp: Có. Tạo nhiều kho (mỗi kho đại diện 1 cửa hàng) và dùng phân quyền theo kho để từng nhân viên chỉ thấy dữ liệu của cửa hàng mình.

10. Kết luận loạt bài

Qua 8 bài hướng dẫn, bạn đã có cái nhìn toàn diện về phần mềm BHS ERP/CRM:

Giới thiệu hệ thống và giao diện.
Khai báo danh mục cơ bản.
Bán hàng POS.
Đơn mua, đơn bán và hóa đơn.
Quản lý kho, kiểm kê, nhập đầu kỳ.
Thu chi và công nợ.
Báo cáo, Import Excel và Quản trị hệ thống.
Xử lý sự cố và FAQ (bài này).

Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với đội ngũ BHS qua website banhangso.com. Chúc bạn kinh doanh hiệu quả!

Xem các bài khác trong loạt:

Bài 1: Giới thiệu, đăng nhập và giao diện tổng quan
Bài 2: Khai báo danh mục cơ bản
Bài 3: POS bán lẻ
Bài 4: Đơn mua, đơn bán và hóa đơn
Bài 5: Quản lý kho
Bài 6: Thu chi và công nợ
Bài 7: Báo cáo, Import Excel, Quản trị hệ thống
Bài 8: Xử lý sự cố và FAQ (bạn đang đọc)